Lokale besturen kunnen sinds de goedkeuring van het Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) van 12 maart 2021 (verschenen in het Belgisch Staatsblad op 14 april 2021), fietslease aanbieden aan hun medewerkers. Dit besluit regelt, naast enkele coronagerelateerde zaken en pleegzorg voor statutair personeel, ook de mogelijkheid voor lokale besturen (de werkgever) om personeelsleden (werknemer) vrijwillig vakantiedagen en/of eindejaarstoelage en/of fietsvergoeding in te laten ruilen tegen voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit.

Volgende bestaande voordelen kunnen ingeruild worden voor fietsmobiliteit:

• Eindejaarstoelage (art. 10 en 17 BVR 12 maart 2021)
• Fietsvergoeding (art. 12 BVR 12 maart 2021)
• 24+ vakantiedagen (voor OCMW-personeel in specifieke diensten) en 28+ vakantiedagen (voor het overige OCMW-personeel en gemeentepersoneel) (art. 13 en 19 BVR 12 maart 2021)

Het aanbieden van fietslease gebeurt op vrijwillige basis:

• Het lokaal bestuur (de werkgever) beslist vrijwillig over het al dan niet aanbieden van fietslease én over de voordelen die kunnen worden ingeruild;
• Het individueel personeelslid (het personeelslid) beslist vrijwillig om al dan niet bestaande voordelen om te zetten naar fietslease én welke voordelen ingeruild worden.

Vooraleer men kan starten met het aanbieden van fietslease, moet elk lokaal bestuur de nadere regels bij het aanbieden van fietslease, opnemen in de lokale rechtspositieregeling. Op de website van het ABB kan je de goedgekeurde modeltekst voor de wijziging van de lokale rechtspositieregeling en ook een voorbeeld fietspolicy terugvinden. Dit voorbeeld fietspolicy geeft in zijn bijlage 1 meer uitleg over de berekening van het theoretisch budget na de omzetting van de eindejaarstoelage, inruilen vakantiedagen en aanwending fietsvergoeding.  Op vraag van enkele lokale besturen maakte de VVSG een rekentool op om het theoretisch budget correct en snel vast te stellen.

Het is echter ook mogelijk om het bedrag van de fietslease te berekenen op het brutoloon en daarbovenop een gemiddelde van de werkgeversbijdragen van statutairen en contractanten te nemen. Dat werkt eenvoudiger en geeft een gelijk resultaat voor statutairen en contractanten. 

Concrete werkwijze:

Het bestuur geeft een incentive van 15% op het leasebedrag en het theoretisch budget komt overeen met de bruto-eindejaarstoelage. Die 15% komt, in dat bestuur (gelet op de verhouding daar tussen statutair en contractueel personeel) ongeveer overeen met het gemiddelde tussen de patronale lasten van een statutair en een contractueel.  Hierdoor is het voordeel voor statutairen en contractuelen gelijk, zij kunnen m.a.w. met dezelfde netto-inlevering van eindejaarstoelage eenzelfde fiets leasen.  Bovendien zal het eenvoudiger zijn om het resterend brutobedrag van de eindejaarstoelage te berekenen als slechts een gedeelte van de eindejaarspremie wordt omgezet.). We tonen de berekening aan met een concreet voorbeeld: 

Het leasebedrag voor een fiets van 2.500 euro bedraagt 100 euro per maand gedurende 36 maanden. De bruto-eindejaarspremie bedraagt 2.000 euro. Het bestuur betaalt het leasebedrag aan de leasemaatschappij, nl. 100 euro per maand. Het personeelslid moet maar 85 euro betalen (15% incentive) aan het bestuur. 85 x 12 = 1.020 euro per jaar, dit wordt betaald via de gedeeltelijke afstand van de eindejaarspremie.  In december krijgt het personeelslid nog 2.000 – 1.020 = 980 euro bruto eindejaarstoelage.

Alle teksten zijn goedgekeurd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) die op haar beurt met de fiscale administratie heeft afgestemd.

Tot slot is het belangrijk dat lokale besturen, na de aanpassingen aan de lokale rechtspositieregeling, rekening houden met volgende aandachtspunten bij de uitrol van fietslease:

• Organisatie van een overheidsopdracht voor samenwerking met een fietsleasepartner;
• Praktische organisatie van de lokale personeelsdienst:
  • Goede voorbereiding om te anticiperen op verschillende vragen van geïnteresseerden;
  • Werken met realistische data waarop geïnteresseerden hun aanvraag kunnen indienen opdat de personeelsdienst voldoende tijd heeft om alles in orde te brengen voor een goede start van de fietslease in het daaropvolgende jaar. Neem bijvoorbeeld 15 oktober als einddatum voor een start op 1 januari.

Voor hun openbare aanbesteding voor leasefietsen kunnen gemeenten inspiratie putten uit de soortgelijke aanbesteding van de Vlaamse overheid (die is niet opengesteld voor lokale besturen; zie e-notification). Aanvullend bij het gunningscriterium ‘Maatschappelijk verantwoord ondernemen’ kan bevraagd worden in welke mate na looptijd van het contract leasefietsen ter beschikking gesteld kunnen worden voor lokale sociale initiatieven (bv sociale economie, fietsschool, fietskoop).

Op 9 juni 2022 organiseerden Fietsberaad Vlaanderen en VVSG een webinar ‘fietslease voor lokale besturen’. Je kan hier het webinar herbekijken en de presentaties van VVSG/ABB, De Panne en Herentals downloaden.